Ett aktiebolag ska hålla årsstämma varje år och att skriva protokoll är ett krav. Nu i pandemin har det blivit svårare att träffas fysiskt. Här förklarar vi hur det går till att hålla bolagsstämma och hur man kan hålla bolagsstämman trots de restriktioner som finns.
Bolagsstämma under Corona
På grund av pandemin har det kommit en tillfällig lag som gäller från 15 april 2020. Detta skedde för att underlätta att bolags- och föreningsstämmor ska kunna hållas trots pandemin. Lagen ska gälla till den 31 december 2021. Lagen innebär att företagen fick en ökad möjlighet att använda sig av bland annat insamling av fullmakter och poströstning vid en stämma.
Utan fysiska träffar på grund av pandemin
Aktiebolag och ekonomiska föreningar kan även genomföra bolags- respektive föreningsstämmor helt utan fysiskt deltagande. Det innebär att stämman kan hållas via digital uppkoppling i kombination med poströstning, eller enbart genom poströstning.
Årsredovisningen och eventuell revisionsberättelse ska enligt lag lämnas till Bolagsverket inom sju månader från räkenskapsårets utgång. Den bestämmelsen har inte ändrats på grund av pandemin. Styrelsen får även besluta om att fullmakter från aktieägarna ska samlas in - även om detta inte nämns i bolagsordningen eller kallelsen till stämman. Aktieägaren ska kunna rösta ja eller nej till förslag.
Beroende på om bolaget håller en ordinarie årsstämma, extra stämma eller en konstituerande stämma finns olika krav för vad som måste behandlas och tas upp på stämman. Att det tillkommer en förseningsavgift om en årsredovisning lämnas in försent har inte ändrats.
Viktigt att kallelsen är korrekt
Styrelsen har ansvaret för att aktieägarna blir kallade till bolagsstämman. När det gäller årsstämma ska styrelsen kalla till den tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman.
Om en aktieägare vill lämna in förslag till vad som ska tas upp på bolagsstämman måste detta lämnas in skriftligt till styrelsen senast en vecka innan styrelsen tidigast får kalla till stämman. Styrelsen måste då ta med förslaget i kallelsen och dagordningen.
Kallelsen ska innehålla följande.
- tid och plats för stämman
- förslag på dagordning
- innehåll i varje förslag
- aktieägarnas rätt att delta på stämman.
Beslut på bolagsstämman
Det finns många regler som rör beslutsfattande på bolagsstämman. Här följer några av de huvudregler som gäller:
- Omröstning ska ske om någon av aktieägarna begär det.
- Omröstning ska ske öppet, om bolagsstämman inte beslutar om sluten omröstning. Vid val ska omröstning vara sluten om någon röstberättigad begär det.
- Om det blir lika röstetal vid omröstning av beslut har stämmans ordförande utslagsröst. Vid lika röstetal vid personval avgörs valet genom lottdragning.
- Beslut om ändring av bolagsordningen är giltigt om det har biträtts av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid bolagsstämman.
Ordinarie årsstämma
Inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår ska aktieägarna hålla en ordinarie bolagsstämma. Ordinarie stämma kallas därför även för årsstämma. Att föra protokoll vid bolagsstämma är ett krav enligt aktiebolagslagen.
Det är ordföranden som ska se till att protokoll förs under stämman. Bolagsstämman ska hållas på den ort där bolagets styrelse har sitt säte. I bolagsordningen får det dock föreskrivas att stämman ska eller kan hållas på annan angiven ort i Sverige.
På den ordinarie årsstämman ska följande saker avhandlas
Om bolagsordningen innehåller bestämmelser om vad som ska tas upp på bolagsstämman så ska även dessa följas.
Beslut om huruvida styrelsen och VD ska beviljas ansvarsfrihet för sin förvaltning under föregående räkenskapsår eller inte.
Det ska beslutas om resultatdisposition, d.v.s. vad som ska göras med eventuell vinst.
Balans- och resultaträkning som finns i årsredovisningen ska läggas fram av styrelsen.
Extra Bolagsstämma
En extra bolagsstämma kan hållas när som helst under räkenskapsåret för att genomföra ändringar som kräver att aktieägarna samlas. Detta kan vara när förslag om emission ska läggas fram eller om bolagsordningen ska ändras. Sådana beslut kräver att stämman antar dessa för att de ska gälla.
Konstituerande Bolagsstämma
Det är vid den konstituerande bolagsstämman som ett aktiebolag formellt bildas, här enas ägarna om att bilda bolaget och anta den föreslagna bolagsordningen, eventuellt med vissa ändringar. Här väljs också den första styrelsen och de första revisorerna.
Skriv bolagsstämmoprotokoll
Hos oss kan du enkelt och tryggt skriva ett juridiskt korrekt bolagsstämmoprotokoll online eller tillsammans med en jurist via telefon.
Om du väljer att skriva avtalet online svarar du på ett antal frågor, samma frågor som juristen skulle ställa till er vid ett möte. Utifrån dina svar skapas sedan ett skräddarsytt avtal som kan laddas ner direkt och som även sparas på Mina sidor. Istället för att gå till en juristbyrå som fakturerar per timme, skriver du avtalet till fast pris, när det passar dig.
Har du frågor angående ditt avtal? Ring och prata med våra jurister på telefon 0771 - 24 00 24
